Case Study
Digitales Lieferantenportal für einen Weltmarktführer im Maschinenbau
transfluid ist Weltmarktführer für Maschinen zur Rohrbearbeitung – von Einzelmaschinen bis zu vollautomatisierten Fertigungszellen. Ein wesentlicher Teil des Geschäfts besteht auf technisch komplexen, teilweise individuellen Anlagen mit entsprechend anspruchsvoller Lieferkette.
Für Transfluid haben wir ein ERP-integriertes Lieferantenportal entwickelt, das die Kommunikation mit Zulieferern konsquent digitalisiert und den Einkauf operativ deutlich entlastet.
Herausforderung
Viele Lieferanten, manuelle Abstimmung
Transfluid arbeitet mit einer Vielzahl spezialisierter Lieferanten zusammen. Für jede Maschine müssen Bestellungen ausgelöst, technische Zeichnungen bereitgestellt, Liefertermine abgestimmt und Änderungen während des Projekts nachvollziehbar dokumentiert werden. Gerade bei kundenspezifischen Anlagen entstehen dabei zahlreiche Abstimmungszyklen zwischen Einkauf und Lieferanten.
Ein Großteil dieser Kommunikation erfolgte bislang manuell – per E-Mail, Telefon oder individuellen Rückmeldungen der Lieferanten. Informationen lagen dadurch verteilt in Postfächern, Anhängen und einzelnen Rückmeldungen vor, statt strukturiert im System.
Die Folge waren typische operative Probleme:
- Hoher administrativer Aufwand im Einkauf durch manuelle Kommunikation
- Mehrfache Rückfragen zu Bestellungen, Zeichnungen und Lieferterminen
- Fehlende zentrale Übersicht über bestätigte oder geänderte Termine
- Medienbrüche zwischen Lieferantenkommunikation und ERP-System
Gleichzeitig war klar: Eine digitale Lösung würde nur funktionieren, wenn sie zwei zentrale Anforderungen erfüllt. Zum einen musste sie sich nahtlos in das bestehende ERP-System (Microsoft Business Central) integrieren. Zum anderen musste sie für Lieferanten bewusst einfach und intuitiv nutzbar sein – ohne zusätzliche Komplexität oder Schulungsaufwand.
Projektüberblick
- Kunde:
- transfluid Maschinenbau GmbH
- Branche:
- Maschinenbau (Weltmarktführer im Segment Rohrbearbeitung)
- Projekt:
- Integriertes Lieferantenportal mit Anbindung an Microsoft Business Central
- Leistungen:
- Konzeption und ROI-Betrachtung
- Entwicklung webbasiertes Lieferantenportal
- Cloud-Betrieb (AWS), Wartung und Support
Zielsetzung
Lieferantenkommunikation digitalisieren und beschleunigen
Transfluid wollte die Lieferantenkommunikation systematisch digitalisieren und operativ absichern. Ziele des Projekts waren:
Transparente, jederzeit aktuelle Termin- und Statusübersicht
Direkte ERP-Integration ohne Medienbrüche
Hohe Benutzerfreundlichkeit für Lieferanten
Skalierbare Architektur für zukünftiges Wachstum
Klare ROI-Perspektive durch messbare Effizienzgewinne
Lösung
Webbasiertes Lieferantenportal mit ERP-Anbindung
Entstanden ist ein webbasiertes Lieferantenportal, das nahtlos mit Microsoft Business Central verbunden ist und die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht. Bestellungen und Zeichnungsdaten werden automatisch aus dem ERP-System an das Portal übergeben – ohne Medienbrüche oder manuelle Weiterleitung. Lieferanten sehen ihre offenen Aufträge zentral im System, können diese direkt annehmen oder ablehnen und ihre Termine positionsgenau zurückmelden.
Terminänderungen lassen sich strukturiert erfassen und bleiben jederzeit nachvollziehbar dokumentiert. Alle relevanten Zeichnungen und technischen Unterlagen stehen unmittelbar im Kontext der jeweiligen Bestellung zur Verfügung. Rückmeldungen der Lieferanten werden automatisch und übersichtlich an die zuständigen Sachbearbeiter im Einkauf übermittelt.
Die Oberfläche ist bewusst schlank und intuitiv gehalten. Für Lieferanten bedeutet das: kein E-Mail-Pingpong, keine parallelen Abstimmungen, keine Unklarheit über den aktuellen Stand. Für Transfluid entsteht eine durchgängige, konsistente Sicht auf alle offenen Bestellungen und Liefertermine – jederzeit aktuell, transparent und ohne manuelle Nachverfolgung.
Eingesetzte Technologien
- Java
- Spring Boot
- JavaScript, Vue.js
- Hosting: AWS Cloud
Implementierung
Von der Idee bis zum produktiven Betrieb
Das Projekt startete mit einem gemeinsamen Workshop, in dem Zielbild und wirtschaftliches Potenzial geschärft wurden. Anschließend haben wir die fachlichen Anforderungen strukturiert erarbeitet, klare Schnittstellen zum ERP definiert und ein durchdachtes, praxisnahes Bedienkonzept entwickelt.
Nach einer ersten produktiven Version wurde das System mit ausgewählten Lieferanten im Realbetrieb getestet und gezielt weiterentwickelt. MyControl betreibt das Portal in der Cloud und verantwortet Wartung, Verfügbarkeit, Monitoring und Support.
Ergebnis
Mehr Prozesssicherheit und Entlastung im Einkauf
Das Lieferantenportal reduziert administrativen Aufwand erheblich – sowohl im Einkauf von Transfluid als auch auf Lieferantenseite. Rückfragen sinken, Statusinformationen sind transparent verfügbar und Terminänderungen werden strukturiert nachvollziehbar dokumentiert.
Für Transfluid bedeutet das:
- Höhere Prozesssicherheit in einem geschäftskritischen Bereich
- Entlastung der operativen Einkaufsabteilung
- Bessere Planbarkeit komplexer Kundenprojekte
- Skalierbare digitale Infrastruktur für weiteres Wachstum
Die Lösung ist kein isoliertes Tool, sondern ein stabil integrierter Bestandteil der Systemlandschaft – gebaut für langfristige Wartbarkeit, klare Verantwortlichkeiten und nachhaltige Weiterentwicklung.
„Wir hatten im Projekt immer das Gefühl, dass hier jemand Verantwortung übernimmt. Zusagen wurden eingehalten, Probleme offen angesprochen und Themen konsequent zu Ende geführt. So stellt man sich die Zusammenarbeit bei einem geschäftskritischen Thema vor."
Weniger E-Mail-Pingpong. Mehr Zeit für das Wesentliche.
Wenn Prozesse über E-Mail, Telefon und Excel laufen, entsteht unnötiger Aufwand. Wir zeigen Ihnen, wie sich solche Abläufe sauber digitalisieren lassen.
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