Case Study
SaaS-Dokumentenmanagement für Qualitäts- und Umweltprozesse
DMS Consulting unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Qualitäts- und Umweltrichtlinien. Als integraler Bestandteil dieses Beratungsansatzes bietet DMS seinen Kunden ein eigenes Dokumentenmanagementsystem als Software-as-a-Service. MyControl hat diese Lösung entwickelt, betreut und betreibt sie – stabil, wartbar und auf langfristige Nutzung ausgelegt.
Herausforderung
Formale Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit
Für DMS Consulting war klar: Beratung allein reicht nicht. Kunden benötigen ein System, das Qualitäts- und Umweltdokumente nicht nur speichert, sondern regelkonform über ihren gesamten Lebenszyklus steuert.
Aus Sicht von DMS bedeutete das:
- Rechtssichere Versionierung aller Dokumente
- Nachvollziehbare Freigabe- und Prüfprozesse
- Feingranulare Rechtevergabe auf organisatorischer Ebene
- Verlässliche Gültigkeits- und Ablaufsteuerung
Gleichzeitig muss das System im Alltag funktionieren. Mitarbeiter in Kundenunternehmen sollen relevante Dokumente schnell finden, ohne sich durch komplexe Strukturen arbeiten zu müssen.
Der Anspruch war damit doppelt hoch: maximale formale Sicherheit bei gleichzeitig hoher Benutzerfreundlichkeit. Standardlösungen decken Teilaspekte ab – bilden jedoch selten die spezifische organisatorische Logik und regulatorische Tiefe vollständig ab.
Projektüberblick
- Projekt:
- SaaS-Dokumentenmanagement für Qualitäts- und Umweltprozesse
- Branche:
- Beratung (Qualitäts- & Umweltmanagement)
- Betrieb:
- Vollständig durch MyControl in der Cloud
- Zusammenarbeit mit MyControl:
- seit über 10 Jahren
Zielsetzung
Stabile Plattform mit minimalem Wartungsaufwand
DMS verfolgte eine klare strategische Linie:
Konzentration auf Beratung und Fachlichkeit statt eigener Technologie- und Betriebsverantwortung
Dauerhafte Zusammenarbeit mit einem technisch verantwortlichen Entwicklungsteam
Langfristige Stabilität, Zukunftssicherheit und hohe Benutzerfreundlichkeit
Das System sollte über viele Jahre tragfähig bleiben – ohne regelmäßige Neuentwicklung und ohne wachsende technische Schulden.
Lösung
Fachlich durchdachte Plattform statt generisches DMS
MyControl entwickelte das Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Java EE mit JSF und einer klar strukturierten, wartbaren Architektur.
Zwei Aspekte standen im Mittelpunkt: rechtliche Sicherheit und konsequente Benutzerfreundlichkeit.
Rechtssichere Abbildung komplexer Anforderungen:
- Feingranulare Rechteverwaltung
- Vollständige Versionierung aller Dokumente
- Strukturierte Freigabeprozesse
- Automatische Erinnerungen bei ablaufenden Fristen
Alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Rechte, Gültigkeiten und Freigaben werden systemseitig durchgesetzt – nicht organisatorisch improvisiert.
Benutzerfreundlichkeit als konzeptioneller Kern
Die Anwendung wurde nicht nur technisch umgesetzt, sondern konzeptionell durchdacht. Ziel war ein System, das auch bei komplexen Strukturen intuitiv nutzbar bleibt.
Zentrales Element ist die Ablage in einer Organigramm-Struktur. Dokumente sind organisatorischen Einheiten zugeordnet. Über Vererbungs- und Gültigkeitsmechanismen sieht jeder Benutzer automatisch nur die für ihn relevanten Inhalte.
Die Organigramme können direkt im Browser bearbeitet und per SVG grafisch dargestellt werden. Strukturänderungen wirken sofort systemweit konsistent.
Das Ergebnis ist kein generisches DMS, sondern eine fachlich durchdachte Plattform, die regulatorische Anforderungen erfüllt und im Alltag effizient genutzt wird.
Eingesetzte Technologien
- Java EE (JSP, CDI, JPA, JSF)
- Spring Security
- PrimeFaces
- MariaDB
- Docker
- AWS Elastic Beanstalk
Implementierung und Betrieb
Vollständige Umsetzung und dauerhafter Betrieb durch MyControl
MyControl übernahm die vollständige Umsetzung – von der fachlichen Konzeption über Architektur, UX-Design und Entwicklung bis zum Cloud-Betrieb.
Bereits in der Analysephase wurde nicht nur die technische Struktur definiert, sondern auch die Benutzerführung konzeptionell erarbeitet. Informationsarchitektur, Rollenlogik und Navigationsstruktur wurden gezielt darauf ausgelegt, komplexe regulatorische Anforderungen in eine klar bedienbare Oberfläche zu überführen.
Ergebnis
Stabiler Betrieb seit über zehn Jahren
Seit über zehn Jahren läuft die SaaS-Plattform stabil im produktiven Betrieb. Dokumentenprozesse sind revisionssicher abgebildet, Systemausfälle sind kein Thema und der Anpassungsaufwand bleibt gering. Die Anwendung wird im Alltag akzeptiert und genutzt – nicht umgangen.
Für DMS bedeutet das vor allem eines: volle Konzentration auf das Kerngeschäft. Beratung, Kundenbetreuung und fachliche Weiterentwicklung stehen im Fokus, während Betrieb, Wartung und technologische Modernisierung der Plattform dauerhaft und verlässlich durch MyControl sichergestellt werden.
„Die Software-Applikationen von MyControl begleiten uns nun schon einige Jahre – und das zuverlässig und ohne Aussetzer. Bei Fragen leistet MyControl schnell und gut erreichbar Abhilfe. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Geschäftsbeziehung, von der es nur noch wenige vergleichbare gibt heutzutage."
Konzentrieren Sie sich auf Ihr Geschäft – wir kümmern uns um die Software.
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