Case Study
Digitalisierung eines globalen Projektkalkulationsprozesses
B. Braun Avitum plant weltweit komplexe Wasseraufbereitungssysteme für Dialysezentren. Die Erstkalkulation war bislang wissensintensiv und stark abstimmungsgetrieben.
MyControl entwickelte eine webbasierte Plattform, die Expertenwissen strukturiert abbildet und eine geführte, konsistente Projektkalkulation im internationalen Vertrieb ermöglicht.
Herausforderung
Wissens- und personenabhängige Angebotsphase
Aus Kundensicht war die Angebotsphase stark wissens- und personenabhängig. Belastbare Kostenschätzungen erforderten tiefes Expertenwissen zu technischen, regulatorischen und projektspezifischen Rahmenbedingungen.
Daraus ergaben sich mehrere strukturelle Herausforderungen:
- Vertriebsmitarbeitende konnten ohne Rücksprache mit Spezialisten keine fundierten Erstkalkulationen erstellen
- Abstimmungen zwischen Außendienst und Zentrale waren zeitintensiv
- Entscheidungslogiken waren implizit und nicht systematisch dokumentiert
- Projektinformationen lagen dezentral vor
- Der Prozess war schwer skalierbar und wenig transparent
Gleichzeitig bestand der Anspruch, weltweit konsistente Angebote zu ermöglichen und die Angebotsphase deutlich zu beschleunigen – ohne fachliche Qualität zu gefährden.
Projektüberblick
- Kunde:
- B. Braun Avitum AG
- Branche:
- Medizintechnik / Dialyseversorgung
- Projekt:
- Digitale Erstkalkulation und Angebotssteuerung für Wasseraufbereitung in Dialysezentren
Zielsetzung
Globale Skalierbarkeit bei technischer Validität
Ziel war es, die Angebotsphase strukturell neu aufzusetzen: Vertriebsmitarbeitende weltweit sollten belastbare Erstkalkulationen erstellen können, ohne technische Tiefe zu verlieren. Gleichzeitig musste die Zentrale Transparenz, Steuerbarkeit und fachliche Konsistenz sicherstellen. Konkret bedeutete das:
Reduktion manueller Abstimmungen in frühen Projektphasen
Konsistente und nachvollziehbare Kalkulationslogik
Systematische Einbindung von Experten bei komplexen Anforderungen
Transparente Steuerung des Angebotsprozesses
Zentrale Ablage und Nachverfolgbarkeit aller projektrelevanten Informationen
Lösung
Eine zentrale Plattform für konsistente Erstangebote weltweit
MyControl entwickelte eine webbasierte Anwendung, die den gesamten Prozess der Erstkalkulation und Angebotsinitiierung systematisch abbildet.
Zentrales Element ist ein geführter Fragebogen, der alle technisch relevanten Parameter strukturiert erfasst. Auf dieser Basis berechnet das System automatisiert eine belastbare Kosten- und Zeitschätzung. Die zugrunde liegende Logik basiert auf konsolidiertem Expertenwissen und formalisierten Entscheidungsregeln.
Die Plattform steuert darüber hinaus den weiteren Ablauf:
- Rollenbasierte Prozessführung zwischen Vertrieb und Zentrale
- Automatische Einbindung zuständiger Fachspezialisten bei definierten Kriterien
- Transparente Statusverfolgung
- Zentrale Ablage aller projektrelevanten Dokumente
Damit wurde aus einem wissensintensiven, personenabhängigen Ablauf ein klar strukturierter, digital geführter Prozess mit internationaler Einsetzbarkeit.
Eingesetzte Technologien
- Java EE (JSP, CDI, JPA, JSF)
- MariaDB
- Docker
- AWS Elastic Beanstalk
Implementierung
Expertenwissen bündeln und global verfügbar machen
Ein wesentlicher Projektanteil lag in der strukturellen Vorarbeit:
- Erhebung und Konsolidierung verteilten Expertenwissens
- Formalisierung impliziter Entscheidungsregeln
- Modellierung technischer Abhängigkeiten
- Definition konsistenter Parameter- und Berechnungslogiken
Die Umsetzung erfolgte iterativ in enger Abstimmung mit Fachspezialisten und Vertriebsverantwortlichen. Kalkulationslogiken wurden anhand realer Projekte validiert und schrittweise präzisiert.
Parallel wurde die Plattform als zentrale Instanz für neue Projekte etabliert. Ziel war die verbindliche Strukturierung des gesamten Angebotsprozesses.
Ergebnis
Skalierbarer Vertrieb bei gesicherter fachlicher Qualität
Die Angebotsphase wurde von einem stark abstimmungsgetriebenen Ablauf zu einem strukturierten, digital geführten Prozess transformiert.
Konkrete Effekte:
- Deutlich schnellere Erstkalkulation im internationalen Vertrieb
- Reduzierter Abstimmungsaufwand mit der Zentrale in frühen Projektphasen
- Einheitliche, nachvollziehbare Kalkulationslogik
- Transparente Übersicht über laufende Projekte
- Zentrale Verfügbarkeit aller projektrelevanten Informationen
Strategisch entstand eine belastbare Grundlage für weiteres Wachstum: Der Vertrieb ist skalierbar, ohne die fachliche Qualität zu verwässern. Expertenwissen ist systematisch verfügbar und nicht mehr ausschließlich an einzelne Personen gebunden.
„Die Zusammenarbeit mit MyControl im Aspects-Projekt war hervorragend. MyControl hat mitgedacht, unsere komplexen Themen verstanden, gut beraten und ein erstklassiges Produkt abgeliefert."
Vom Abstimmungschaos zum strukturierten Prozess.
Wenn kritische Abläufe von einzelnen Experten abhängen, wird Skalierung schwierig. Wir entwickeln Software, die Wissen systematisiert und Prozesse verlässlich steuert.
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