Wissensmanagement
Der MyControl Workflow Server vereint die wesentlichen Funktionen eines Customer Relationship Managements und eines Dokumenten-Managements. Diese Kombination dient dem internen Wissensmanagement im Unternehmen. Sie umfasst eine Kunden- und Interessentenverwaltung ebenso wie das Intranet-System Wiki.
Über das Wissens- bzw. Knowledge Management sammelt und verwaltet der Workflow Server zentral alle notwendigen projekt-, aufgaben- und kundenbezogenen Informationen. Hierauf können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus zugreifen. So sind die Verantwortlichen stets informiert und auf dem aktuellen Stand der Dinge. Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Transparenz gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie langwierige Recherchen in Akten und Archiven.
Wiki & Dokumentenverwaltung
Das prominenteste Beispiel für ein Wiki ist sicher das Online-Lexikon Wikipedia. Ein Wiki kann als eine frei erweiterbare Ansammlung von Web-Seiten verstanden werden, die von jedem (berechtigten) Benutzer sehr einfach verändert und erweitert werden können. Zum Editieren, Formatieren und Verlinken dient ein einfaches Formular im Webbrowser.
Sowie die Änderungen einer Seite gespeichert wurden, ist der aktualisierte Inhalt sofort für andere Besucher sichtbar. Dabei werden alle Änderungen revisionssicher gespeichert, so dass sie sich später genau rekonstruieren lassen. Für jede Wiki Seite kann dabei definiert werden, wer die Berechtigung erhält, sie einzusehen und zu editieren. Es können also auch geschützte Bereiche für vertrauliche Inhalte angelegt werden . zum Beispiel nur für die Geschäftsleitung oder für ausgewählte Abteilungen und Mitarbeiter.
Ergänzt wird das Intranet-System Wiki durch die im Workflow Server integrierte Dokumentenverwaltung. Diese Dokumentenverwaltung ermöglicht es, gemeinsam genutzte Dateien aller Dateiformate im System zu speichern und somit allen anderen Benutzern verfügbar zu machen. Dokumente und Dateien können hierbei sowohl zu einzelnen Projekten und Wiki-Seiten wie auch zu einzelnen Tasks hinterlegt werden.
Das Informationsmaterial zum Workflow Server können Sie sich auch als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken.